Infobrief 3 zum Thema: Elektronische Daten im eigenen Haus
1. Hat jedes Betriebssystem sein eigenes Dateienformat mit dem es die Datenträger beschreibt.
2. Hat jede Anwendungssoftware ihr eigenes Dateienformat mit dem sie die Informationen in der Datei speichert.
3. Hat jedes Dokument eine eigene Semantik mit der der Inhalt des Dokumentes beschrieben wird. So unterscheiden sich Datenformate voneinander auch durch ihre Semantik. Textdokumente werden über Titel, Überschrift, Textkorpus etc. beschrieben, Tabellenkalkulationen über Tabellen, Spalten und Zeilen etc., Datenbanken über die Abfrage, Graphikdokumente über die absoluten Ortskoordinaten der enthaltenen Graphiken.
Ein zukunftssicheres Dateienformat wird es nicht geben, weil Daten in Dateien gespeichert werden und das Dateienformat vom Betriebssystem abhängig ist. Über die Lebensdauer eines Betriebssystems wiederum wird niemand eine Wette eingehen. Trotzdem gibt es vielfältige Bemühungen um Standardisierung der Datenformate unabhängig von den Dateienformaten also unabhängig vom Betriebssystem, unabhängig davon, wie Daten auf Datenträgern (Festplatten etc.) abgelegt werden.
Allen Standardisierungsbemühungen gemein ist der Versuch eine allgemeingültige Formulierung zu wählen, so daß eine breite Akzeptanz gewährleistet ist, wie z.B. Postscript im Druckbereich, TEX im naturwissenschaftlich-mathematischen Bereich oder SGML im Dokumentenbereich, SQL bei Datenbankenabfragen. Viele diese Bemühungen scheitern letztendlich am technischen Fortschritt selbst oder am zu kurz gegriffenenen Ansatz (z.B. fehlende Multilingualität (Weltmarkt!), Spezialisierung nur auf den Druckvorgang, im Gegenzug: zu allgemeine Formulierung oder zu unverständlich für die Praxis) oder sind bloßes Marketing um die Konkurrenz vom Markt zu vertreiben.
Auch einzelne Firmen bemühen sich (mit Erfolg) um eine Vereinheitlichung Ihrer Software über die Betriebssystemgrenzen hinweg, so daß heutzutage die meisten Dateien überall geladen, weiterverarbeitet und im hauseigenen Netz weitergereicht werden können, egal welches Betriebssystem gerade am Arbeitsplatz steht.
Es geht also nicht um das Dateienformat, sondern um die Investition in einen Arbeitsablauf und um das Dokument selbst. Dabei läßt sich eine kurz- und eine langfristige Sicht unterscheiden. Kurzfristig kann es gerechtfertigt sein, ein Buch von einem Berarbeiter resp. einer Bearbeiterin in dem Format erstellen zu lassen, in dem dieser resp. diese sich ohne Einarbeitungszeit zurechtfindet. Langfristig zahlt sich diese Überlegung nur selten aus, weil die Nutzung von Software Moden, Vorlieben oder auch einfach mißglückter Beratung unterworfen ist, so daß z.B. eine Word-Datei beileibe keine gute Investition in die Zukunft sein muß, sondern sich eine Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in angepasster, spezialisierter Software langfristig rechnet.